Topp fem Miro-tips for digitale workshops

Digitale workshoper fungerer overraskende bra. Formatet blir så klart annerledes når man ikke kan småprate og diskutere sammen. Likevel har de største utfordringene glimret med sitt fravær, og en av tilbakemeldingene ved forrige ukes heldagsworkshop var «wow, jeg synes faktisk digitale workshops er bedre og mer effektive enn vanlige!».

Det har blitt skrevet mange gode artikler om digital møteledelse. Tips som går igjen er å tydeliggjøre agenda på forhånd, legge inn god nok tid til pauser, samt å ha egne separate videorom for gruppearbeid.

I Sopra Steria bruker vi tjenestedesignere det digitale verktøyet Miro sammen med kunder når vi holder workshops. Selv om vi jobber for forskjellige kunder og er engasjert i vidt ulike type prosjekter, er det ekstremt verdifullt å dele erfaringer på tvers når vi erfarer noe som fungerer spesielt bra. Denne artikkelen tar for seg nettopp dette; fem ting som fungerer spesielt bra når man fasiliterer digitale workshoper i Miro:

1) Det er anbefalt å sende ut en mail dagen før workshop med direktelenke til brettet, påloggingsinformasjon og brukerveiledning til viktig funksjonalitet som opprettelse og sletting av post-it lapper. Likevel er det mange som overser mailen eller glemmer å sjekke om de har tilgang. Det stjeler dessverre verdifull tid når workshopen er i gang. Jeg har erfart at det er effektivt å be deltakerne fylle ut en mindre oppgave i Miro dagen før. Det etablerer eierskap og engasjement til økten man skal gjennomføre. Oppgaven kan være å besvare spørsmål som; «hva forventer du blir mest lærerikt og mest utfordrende ved workshopen?»

2) I idé- og konseptutviklingsfaser innenfor tjenestedesign er det et generelt prinsipp at man grupperer og prioriterer idéer — test hyppig, test tidlig. Dette er uvant for mange, og min erfaring er at det kan komme reaksjoner på at man går videre i prosessen uten å ha arbeidet grundig og systematisk med alle tanker og idéer man har på bordet. Løsningen er å kopiere arbeidsbrettet før man sorterer og kaster post-it lapper. Dette er nemlig den store fordelen ved digitale workshoper; all informasjon lagres underveis. Som fasilitator kan man kopiere opp brettet eller lappene slik at man gå tilbake på et senere tidspunkt og ta opp igjen tanker og idéer som ble bortprioritert i første runde.

3) Det er ingen hemmelighet at designere stjeler fra hverandre. Eller, la oss kalle det å bli inspirert av hverandre. Det er noen elementer i workshoper som fungerer godt uavhengig av kunde og kontekst. Det kan være oppvarmingsøvelser, refleksjonsøvelser, eller maler for spesifikke metoder som blant annet kundereisekartlegging. For å gjenbruke tidligere øvelser har Miro en genial funksjon. Maler kan opprettes via funksjonen som heter «Templates». Dette kan enten være personlige maler som kun du har tilgang til, eller du kan dele dem med resten av teamet ditt. Jeg bruker denne funksjonen for å slippe å finne opp kruttet på nytt før hver workshop.

4) Under heldagsworkshoper har jeg erfart at mange har behov for en ekstra tydelig agenda og tidsstyring. Det blir fort frustrerende og demotiverende om oppgavene trekker ut i tid. Derfor er mitt beste tips å bruke klokken i Miro for å synliggjøre oppgavens varighet. Da kan alle deltakere følge tiden. Likevel er det viktig å være pragmatisk. En agenda bør sjeldent være hogget i sten, og om nødvendig er det fint å kunne justere tidsstyringen.

5) I en workshop med flere øvelser, er mitt beste tips å skjule oppgavene man ikke arbeider med for øyeblikket. I Miro gjør man dette ved å trykke ‘hide frame’. Min erfaring er at å introdusere én oppgave hver for seg skaper en bedre ro enn at deltakerne blir overveldet av et helt brett fylt av informasjon. Det skaper også et element av spenning. Hva venter oss i neste oppgave? Legg gjerne opp øvelsene i riktig rekkefølge fra venstre til høyre, slik at navigasjonen oppleves som intuitiv. Samtidig kan man bruke forskjellige piler og andre illustrasjoner for å få oppgavebrettet til å se mer spennende ut — kanskje la det ligne på en hinderløype?

Det er klart at de fleste savner å treffe kollegaer fysisk forran et ekte whiteboard. Tydelige workshop-regler som null multi-tasking og instrukser for video/mute-funksjonen skaper gode forutsetninger for samarbeid og nyttige diskusjoner. Likevel blir den sosiale dynamikken annerledes, og noen vil nok mene at kreative arbeidsprosesser mister noe av sin sjarme og natur. Tjenestedesign handler om å tilpasse prosess underveis. Og ved disse fem tipsene i Miro håper jeg du får enda større utbytte av å fasilitere digitale workshoper — både i dag og når vi er tilbake til normalen og får tegne med ekte tusjer og post-it lapper!